Zgodnie z postanowieniami Ustawy Prawo Energetyczne każde przedsiębiorstwo zajmujące się wytwarzaniem energii elektrycznej lub ciepła zobowiązane jest do gromadzenia i utrzymywania rezerw paliw w wysokości umożliwiającej utrzymanie nieprzerwanych dostaw energii i ciepła do odbiorców. Jest to środek do zapewnienia bezpieczeństwa energetycznego kraju i wymóg ten spoczywa na wszystkich elektrowniach oraz elektrociepłowniach w Polsce. Obowiązek ten jest nadzorowany przez szereg organów nadzorczych, a kary za jego niedopełnienie są bardzo surowe.

Poczynając od sprawozdawczości do URE, przez weryfikacje firm zajmujących się audytem, aż do kontroli NIK-u, egzekucja obligu utrzymania rezerw może zakończyć się nawet postępowaniem sądowym oraz dochodzeniem.

Jak prawidłowo dokonywać pomiarów, obliczać niepewności i zarządzać zasobami? Jak wyglądają tryby kontrolne URE i NIK? Które zalecenia i przepisy mają strategiczny charakter i jak wyglądają kwestie formalne? Jakie najczęstsze błędy popełniają przedsiębiorstwa w związku z utrzymaniem rezerw? Kiedy zakłady są upoważnione do naruszenia zapasów? Jak postępować w takiej sytuacji? Co się stanie jeśli naruszenie rezerw zostanie uznane za nieuzasadnione? Na te oraz inne pytania odpowiedzieli Eksperci podczas Warsztatów "Utrzymywanie zapasów paliw w energetyce. Tryby kontroli NIK i URE- sankcje i kary", które odbyły się w dniu 30 sierpnia 2012 r. w Katowicach.

Wspomniane wydarzenie, objęte Patronatem Honorowym Stowarzyszenia Niezależnych Wytwórców Energii Skojarzonej (SNWES), zostało podzielone na cztery bloki tematyczne - pierwszy poświęcony został omówieniu kluczowych podstaw prawnych oraz wymogów względem utrzymywania zapasów dla przedsiębiorstw, II blok był szczegółową analizą procedur kontrolnych URE I NIK wraz z omówieniem konkretnych przykładów rozstrzygnięć podczas kontroli, natomiast w III bloku omówione zostały instrukcje rozliczania wyrobów węglowych (procedury, dokumentacja) oraz metody postępowań odwoławczych do organów nadzorczych.

Podczas warsztatów kolejni prelegenci wyjaśniali licznie zgromadzonym przedstawicielom energetyki wytwórczej, jakie sankcje i kary mogą im grozić ze strony podmiotów nadzorujących za niewypełnienie obowiązku. Jako pierwszy głos zabrał Oskar Pawłowski, Radca Prawny z Kancelarii Prawnej Oskar Pawłowski i Wspólnicy, Sekretarz Rady Nadzorczej Grupy LOTOS, który tytułem wstępu omówił przestrzeń regulacyjno – organizacyjną wokół utrzymywania i zarządzania zapasami paliw. Ekspert podchodząc do problemu w sposób kompleksowy omówił wszelkie rodzaje paliw jakimi dysponują polskie podmioty, czyli także ropę naftową, produkty naftowe oraz gaz ziemny. Omówiona została także również prawidłowa gospodarka magazynowa i sposoby składowania paliw, a także to, jak powinny wyglądać umowy na magazynowanie. Rozważono także możliwość zlecenia umową przez przedsiębiorcę utrzymywania i tworzenia zapasów podmiotowi zewnętrznemu. Prezentację zakończyło omówienie kilku scenariuszy  kontroli w jednostkach.  

Kolejnym prelegentem, także reprezentującym środowisko prawnicze był Tomasz Chmal z kancelarii White & Case. Poruszył on problematykę zawierania umów na dostawę węgla, które to umowy mają na celu zabezpieczenie wytwórcy oraz stanowią podstawę utrzymywania zapasów. Prezentacja wzbudziła liczne pytania ze strony zgromadzonych gości, którzy weryfikowali własne umowy ze wskazówkami prelegenta.

Po omówieniu kwestii regulacyjnych rozpoczął się blok II warsztatów „Kontrole NIK i URE w przedsiębiorstwach - specyfika kontroli, procedury, case studies”. Stanowisko pierwszego z wymienionych podmiotów zaprezentował Andrzej Sowiński – Wicedyrektor Departamentu Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji Najwyższej Izby Kontroli, który uczestniczył w realizacji wielu kontroli z zakresu bezpieczeństwa energetycznego państwa (w tym w opracowaniu wyników kontroli utrzymywania zapasów paliw w przedsiębiorstwach energetycznych w 2003 i 2011 r.). Przybliżył on uczestnikom techniczne aspekty kontroli, jak i możliwe scenariusze postępowań. W prezentacji dyrektora znalazły się procedury kontroli, najważniejsze wyniki kontroli oraz przykłady nieprawidłowości. Uczestnicy wykładu mogli dowiedzieć się jak powinni się zachowywać w trakcie kontroli NIK-u, jakie przysługują im prawa, a także obowiązki, jaki jest zakres informacji, które mogą lub mają obowiązek udostępnić oraz kiedy mają prawo do odmowy składania wyjaśnień i czym to skutkuje. 

Drugim organem nadzorczym, do którego raportować zobowiązane są podmioty energetyczne jest Urząd Regulacji Energetyki. Zagadnienia związane z relacją „wytwórca energii  – URE” w zakresie utrzymywania zapasów zreferował wnikliwie Zdzisław Muras - doktor nauk prawnych oraz specjalista w dziedzinie prawa energetycznego, występujący w charakterze eksperta niezależnego. Wygłosił on prelekcję zatytułowaną „Zasady utrzymywania i kontroli zapasów paliw w przedsiębiorstwach – uprawnienia i doświadczenia regulacyjne”.  

W pierwszej części prezentacji omówił otoczenie regulacyjne oraz wskazał profil podmiotów zobowiązanych. Kolejno pojawiły się zasady sprawozdawczości o ilości paliw, procedura obniżania zapasów oraz zasady i terminy ich odbudowy. Finalnym elementem prezentacji były (wzbudzające największe emocje i zainteresowanie uczestników) były zasady prowadzenie kontroli jednostek przez URE, a także wymierzanie kar pieniężnych w przypadku naruszenia obowiązku utrzymywania zapasów paliw.

Jako ostatni wystąpił Władysław Maciejowski, biegły Sądu Okręgowego w Poznaniu, poruszający problem rozliczania wyrobów węglowych. Prelegent omówił instrukcję rozliczania wyrobów węglowych, kwestie proceduralne oraz metodykę prowadzenia dokumentacji, a także Normę Zakładową Braków Niezawinionych w dostawie oraz inwentaryzacji. Wydarzenie zakończyła sesja pytań i odpowiedzi, w trakcie której prelegenci pozostawali do dyspozycji uczestników, którzy mieli możliwość swobodnego zadawania pytań. 

Jako Organizator firma Center for Business Education pragnie podziękować wszystkim Ekspertom, Partnerom merytorycznym, Patronom honorowym i medialnym, jak również wszystkim uczestnikom warsztatów: za zaufanie i przybycie.