Z art. 93 ustawy Pzp wynika, iż Zamawiający w toku prowadzonego postępowania jest zobligowany do unieważnienia prowadzonego postępowania w przypadku wystąpienia któregokolwiek ze zdarzeń enumeratywnie wymienionych w ww. przepisie ustawy. Decyzją Zamawiającego nie może być zatem uznaniowa, a musi opierać się na przepisach ustawy Pzp. Unieważnienie jest ostatecznością, więc nie może być nadużywana. Zamawiający musi być w stanie udowodnić, że dokonanie czynności unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego miało swoje faktyczne i normatywne podstawy, co w przypadku unieważnienia na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp oznacza, że zachodzą łącznie wszystkie przesłanki wskazane w tej normie, a do których należą: istotna i niemożliwa wcześniej do przewidzenia zmiana okoliczności, wskazująca, że dalsze prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym i to w sposób trwały. Pamiętać przy tym trzeba, że interes publiczny nie może być utożsamiany z interesem zamawiającego.

Skoro ustawodawca zdecydował, że przesłanki unieważnienia postępowania zostały zawarte w katalogu zamkniętym, to nie mogą być interpretowane rozszerzająco. Szczególnie często zamawiający uzasadniają unieważnienie postępowania tym, że wszczynając postępowanie mimo dochowania należytej staranności nie mogli przewidzieć jakiś okoliczności. Tłumaczenie takie nie może być gołosłowne, ale musi zostać poparte dowodami przedłożonymi przez zamawiającego. Zamawiający musi wykazać dowodowo także związek unieważnienia postępowania z nowo ujawnionymi (po terminie składania ofert) okolicznościami. Lakoniczne argumenty i twierdzenia nie wystarczą, konieczne jest przedstawienie dowodu współzależności pomiędzy nowymi zdarzeniami a unieważnieniem. Tym bardziej że Zamawiający jako podmiot profesjonalny ma obowiązek w sposób staranny, a nie impulsywny, przygotować i racjonalnie uzasadnić wszczęcie każdego postępowania o zamówienie publiczne.

Należy bowiem podkreślić, że są obowiązki zamawiającego, które spoczywają tylko na nim. Takim obowiązkiem jest m.in. prawidłowy opis przedmiotu zamówienia, z którego to obowiązku zamawiający nie może się zwolnić. Podobnie rzecz się przedstawia z rozeznaniem, czy dane zamówienie jest Zamawiającemu potrzebne i w jakim terminie. KIO w swoim orzecznictwie wydatnie eksponuje szczególną rolę zamawiającego jako strony wydatkującej środki publiczne. Tą samą argumentację należy jednak zastosować do profesjonalizmu zamawiającego jaki musi on zachować przy wszczęciu i prowadzeniu postępowania. Obowiązkiem, a nie przywilejem zamawiającego jest zachowanie należytej a wręcz podwyższonej (z uwagi na fakt wydatkowania środków publicznych) miary staranności w przygotowywaniu i prowadzeniu postępowań o zamówienie publiczne.

Tym bardzie, że ocena, czy coś dzieje się w interesie publicznym, czy nie, dokonywana jest w momencie wszczęcia postępowania, gdyż wszczynając postępowanie zamawiający już zobowiązuje się do zawarcia umowy z wykonawcą (podobnie w art. 919 § 1 k.c.), którego oferta będzie najkorzystniejsza, a wykonawcy przysługuje w stosunku do zamawiającego roszczenie o zawarcie umowy.

Oznacza to, że pełne, klarowne i rzeczywiste wykazanie słuszności decyzji o unieważnieniu postępowania jest obowiązkiem zamawiającego. Wszystkie okoliczności faktyczne i prawne powinny być przez zamawiającego starannie zaprezentowane. Uzasadnienie decyzji zamawiającego nie może być zastąpione przytoczeniem obszernych, uniwersalnych tez z orzecznictwa, które nie wnoszą rzeczowego elementu do uzasadnienia konkretnego rozstrzygnięcia zamawiającego. Podanie spójnego i rzeczowego uzasadnienia jest szczególnie istotne, gdy podstawa unieważnienia odnosi się do okoliczności nie dających się ustalić na podstawie przebiegu postępowania (jak np. brak nie podlegających odrzuceniu ofert), ale dotyka sfery, o której wyłączna wiedzę ma Zamawiający, jak np., że prowadzenie postępowania nie leży w interesie publicznym. Szczególną wrażliwością i czujnością na legalność unieważnienia postępowania winni wykazać się wykonawcy, może się bowiem okazać, że jedynym faktycznym powodem jest potencjalny wynik badania i oceny ofert i w związku z tym brak woli zawarcia umowy z wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę.