Tylko że jest jedna rzecz, o której mało kto mówi wprost: mnóstwo firm kupuje niewłaściwy sprzęt, płaci za funkcje, z których nigdy nie skorzysta, i kompletnie pomija to, co faktycznie robi różnicę przy digitalizacji i druku dokumentów wielkoformatowych.

Gdy przeanalizowałem specyfikacje techniczne, realne wzorce użycia i dane SEO wokół tematu „plotery ze skanerem” (czyli MFP – urządzenia wielofunkcyjne), wyszło mi kilka wniosków, które są mocno nieintuicyjne. Zobaczmy, w czym najczęściej się mylą firmy inżynieryjne, działy GIS i punkty reprograficzne.

Rozdzielczość skanera ma dużo mniejsze znaczenie, niż myślisz

Zapytaj kogoś, kto wybiera wielkoformatowe MFP, co jest najważniejsze, a prawdopodobnie usłyszysz: „rozdzielczość”. Padają liczby: 1200 dpi, 2400 dpi. Więcej znaczy lepiej, prawda?

Nie do końca.

W praktyce cała linia Canon imagePROGRAF drukuje w tej samej rozdzielczości 2400 × 1200 dpi. Niezależnie od tego, czy kupujesz podstawowy TC-21M za około 4 180 PLN, czy topowy TZ-32000 za ponad 100 000 PLN. Różnica między „tanim” i „drogim” ploterem to nie jest rozdzielczość druku.

O wiele ważniejsze są dwie rzeczy: dokładność geometryczna i obsługa formatów plików. Czy linia 10 metrów na wydruku faktycznie ma 10 metrów przy skali 1:100? Czy urządzenie bez problemu przyjmie HP-GL/2 z oprogramowania CAD? Czy zachowa poprawnie grubości linii? To właśnie takie elementy częściej odróżniają urządzenia z różnych półek cenowych, a nie liczba dpi w tabelce.

A jak jest ze skanowaniem? Różnica między 600 dpi a 1200 dpi brzmi jak przepaść. Tyle że dla większości dokumentacji CAD i GIS 600 dpi spokojnie łapie wszystko, co potrzebne: linie, wymiary, opisy, adnotacje. Skanery Canon Lm24/Lm36 przy 600 dpi w typowych rysunkach inżynieryjnych radzą sobie w zupełności.

Pytanie nie brzmi „ile dpi?”, tylko „co realnie musisz uchwycić?”. Dla większości firm odpowiedź jest prosta: mniej, niż zakładasz przy zakupie.

Szybkość wygrywa z jakością, tylko wszyscy mierzą to źle

Wyobraź sobie urząd w mieście, który chce zdigitalizować 3000 map z lat 70. i 80. Masz dwa plotery ze skanerem.

Opcja A: 600 dpi optycznie, prędkość skanu 8 cali na sekundę (ips) w mono przy 200 dpi
Opcja B: 1200 dpi optycznie, prędkość skanu 13 ips w mono przy 200 dpi

Która opcja zmienia projekt archiwizacji z „nie do zrobienia” na „zamykanie tematu w tym kwartale”?

Jeśli wskazałeś opcję B (Canon Z36), to trafiasz. Tyle że nie dlatego, że ma 1200 dpi, tylko dlatego, że ma 13 ips. A to zwykle ginie w materiałach marketingowych.

Spójrz na prostą rzecz: zeskanowanie dokumentu długości 36 cali przy 8 ips trwa około 4,5 sekundy. Przy 13 ips to około 2,8 sekundy. Przy tysiącach dokumentów robi się z tego różnica między dwoma miesiącami a czterema. Różnica między jedną osobą do obsługi a dwiema.

„Przy kopiowaniu i archiwizowaniu prędkość skanu w mono to często najczytelniejszy wskaźnik wydajności, bo mówi wprost, jak szybko przerobisz dużą paczkę rysunków.”

Sprzedawcy lubią prowadzić rozmowę o liczbie dpi, bo to się dobrze sprzedaje. A powinni zaczynać od ips, bo to zwykle decyduje, czy inwestycja naprawdę zwróci się w czasie pracy ludzi.

Najdroższy skaner wcale nie musi być właściwy

To mnie autentycznie zaskoczyło.

Można by założyć, że topowy Canon Z36 (1200 dpi, 13 ips, spotykany w modelach od okolic 36 000 PLN w górę) jest po prostu „lepszy” od skanerów Lm24/Lm36 (600 dpi, wolniejsze, w zestawach około 17 000–18 000 PLN).

Tylko że gdy pogadasz z ludźmi, którzy naprawdę na tym pracują, zaczyna się powtarzać jeden schemat: sporo firm z Z36 spokojnie mogło kupić Lm36 i zostawić w budżecie kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt tysięcy.

Dlaczego? Bo wymagania skanowania w typowym biurze architektonicznym, inżynieryjnym czy GIS są zwykle dość proste. Najczęściej skanuje się:

  • rysunki liniowe, a nie fotografie z drobną fakturą
  • teksty, wymiary i opisy, które przy 600 dpi są czytelne
  • plany „do przeróbki”, do nanoszenia zmian, a nie archiwizację muzealną

Z36 ma sens w trzech sytuacjach. Po pierwsze, gdy robisz duży wolumen w reprografii i ta szybkość przekłada się na więcej zleceń dziennie. Po drugie, gdy skanujesz grube albo nieregularne oryginały, bo wtedy lepsze prowadzenie materiału robi robotę. Po trzecie, gdy robisz prawdziwą archiwizację „na zawsze”, bo do oryginałów już nie wrócisz.

Do codziennej pracy w biurze CAD Lm36 przy 600 dpi często nie jest „wystarczająco dobry”, tylko po prostu najbardziej sensowny wybór.

Twój „skaner wielkoformatowy” często wcale nie powinien skanować wielkiego formatu

Weźmy Canon imagePROGRAF TC-21M. To ploter 24-calowy, ale zamiast skanera rolowego ma wbudowany skaner płaski A4.

Na pierwszy rzut oka brzmi dziwnie. Po co łączyć ploter do dużych wydruków ze skanerem, który ogarnia tylko A4?

Canon trafił tu w realną potrzebę małych biur architektonicznych, szkół i firm konsultingowych: one drukują duże rzeczy, ale skanują małe. Drukują duże, bo robią:

  • plansze prezentacyjne
  • detale wykonawcze
  • zestawy rzutów i sytuacji
  • plakaty i materiały marketingowe

Skanują małe, bo w obiegu są:

  • umowy A4
  • faktury od dostawców A4
  • załączniki z maili A4
  • zdjęcia i referencje A4

Mała firma często nie skanuje rysunków A0, bo jej dokumentacja techniczna powstaje cyfrowo w Revit albo AutoCAD. Za to często potrzebuje wziąć zwykły dokument i powiększyć go do formatu plakatu na spotkanie z klientem.

W okolicach 4 180 PLN TC-21M kosztuje wyraźnie mniej niż „pełnoprawne” 24-calowe MFP ze skanerem rolowym, a dla wielu użytkowników bywa po prostu bardziej użyteczny na co dzień.

Wniosek jest przewrotny: czasem mniejsza funkcjonalność w dobrej cenie daje więcej korzyści niż „pełen wypas”, którego nie użyjesz.

PDF to nie zawsze „ten sam” PDF i to potrafi kosztować fortunę

Szybki test: urządzenie zapisuje skany do PDF, więc nadaje się do archiwum, prawda?

Nie zawsze. Bo „PDF” to parasol na mnóstwo wariantów, a zły wybór potrafi zrobić z cyfrowego archiwum rzecz bez wartości, także prawnej.

W urządzeniach MFP spotkasz różne opcje zapisu:

  • zwykły PDF
  • PDF/A (standard archiwizacji)
  • PDF wielostronicowy
  • JPEG i TIFF

Większość osób klika „Zapisz jako PDF” i idzie dalej. Tylko że urzędy, firmy z obowiązkiem retencji dokumentów i branże regulowane powinny praktycznie domyślnie używać PDF/A.

PDF/A jest projektowany pod długie przechowywanie. Osadza czcionki, ogranicza rzeczy, które mogą się „zepsuć” po latach, pilnuje spójnej struktury i tego, żeby dokument dało się odczytać nawet, gdy zmieni się oprogramowanie.

Zwykły PDF może dziś wyglądać identycznie. A za 15 lat, kiedy potrzebujesz starego planu w sporze granicznym, może się okazać, że:

  • nietypowe czcionki z CAD renderują się źle
  • warstwy się rozjechały albo uszkodziły
  • profil kolorów jest nie do zinterpretowania
  • plik nie spełnia wymagań „oryginału” w sensie formalnym

„Tryby skanowania i formaty wyjściowe bywają ważniejsze, niż się wydaje, zwłaszcza w archiwizacji i uzgodnieniach projektowych.”

To nie jest teoria. W Europie coraz częściej pojawiają się wymagania dotyczące formatów archiwalnych w dokumentacji budowlanej. Firmy, które to zignorowały, dziś potrafią skanować na nowo „zarchiwizowane” zasoby i płacić za to drugi raz.

Naprawa jest prosta: ustaw domyślny zapis na PDF/A. Tylko że to nudna opcja, więc mało kto o tym mówi.

Nie da się porównywać cen liniowo, bo ten rynek jest dziwnie poukładany

Tu robi się naprawdę ciekawie. Spójrz na przykładowe widełki cenowe z linii Canon imagePROGRAF:

  • TM-240 MFP (24", skaner Lm24): 17 035 PLN
  • TM-340 MFP (36", skaner Lm36): 18 239 PLN
  • TM-350 MFP (36", skaner Z36): 36 499 PLN
  • TX-3200 MFP (36", skaner Z36): 47 239 PLN

Przeskok z 24 cali do 36 cali to około 1200 PLN. Prawie nic. Ale przeskok z Lm36 na Z36 potrafi podwoić cenę. A przejście z serii TM do TX, mimo że skaner jest ten sam, to kolejne kilkanaście tysięcy.

Za co realnie płacisz?

Przy 24" → 36" dopłacasz głównie za większą mechanikę. Rdzeń technologii jest podobny, więc różnica jest mała.

Przy Lm36 → Z36 płacisz za szybkość, osobny panel sterowania 15,6", lepszą obsługę dokumentów i przede wszystkim za możliwość ciągłej pracy bez zacięć i przegrzewania. To bardziej „konstrukcja przemysłowa” niż „biurowa”, a nie tylko „więcej dpi”.

Przy TM → TX wchodzą funkcje, które brzmią mało ekscytująco, ale w produkcji robią ogromną różnicę: zabezpieczenia sieciowe typu 802.1X, lepsze zarządzanie kolejką, dysk do historii zadań, i ogólnie konstrukcja pod prawdziwy duty cycle, czyli pracę „ciągiem”. Model z górnej półki jest projektowany tak, żeby pracować godzinami każdego dnia i nie rozsypywać się serwisowo.

Rynek mówi więc coś bardzo konkretnego: szerokość jest tania, szybkość jest droga, a praca ciągła jest bardzo droga. I wiele firm optymalizuje pod szerokość („musimy drukować A0”), a powinno optymalizować pod to, ile to urządzenie będzie realnie mielić dziennie.

Zwrot z inwestycji, którego nikt nie liczy

Na koniec trochę niewygodnej matematyki, której sprzedawcy nie lubią, a kupujący często nie robią.

Firma inżynieryjna rozważa:

  • Opcja A: Canon TM-340 MFP za 18 239 PLN (Lm36, 600 dpi)
  • Opcja B: Canon TM-350 MFP za 36 499 PLN (Z36, 1200 dpi, szybszy skan)

Pierwsza myśl: „A kosztuje połowę, bierzemy A”. Tylko sprawdźmy realne użycie.

  • Druk: 100 arkuszy A1 tygodniowo
    Obie opcje poradzą sobie podobnie. Różnica praktycznie zerowa.
  • Skan: 50 rysunków archiwalnych tygodniowo
    • Lm36: około 30 sekund na A1, czyli około 25 minut tygodniowo, około 21,7 godziny rocznie
    • Z36: około 18 sekund na A1, czyli około 15 minut tygodniowo, około 13 godzin rocznie
    • Oszczędność: około 8,7 godziny rocznie

Koszt pracy: załóżmy 50 PLN za godzinę (koszt „z narzutami”)
Oszczędność roczna: 8,7 × 50 PLN = 435 PLN

Czyli przy takim użyciu różnica w cenie zwraca się… po kilkudziesięciu latach.

Ale zmieńmy jeden warunek: firma digitalizuje archiwum 10 000 rysunków.

  • Lm36: 10 000 × 30 s = 83,3 godziny
  • Z36: 10 000 × 18 s = 50 godzin
  • Oszczędność: 33,3 godziny, czyli około 1665 PLN przy tym samym koszcie pracy

A jeśli to reprografia, która skanuje dla klientów i ma z tego przychód, szybki skaner potrafi się spiąć jeszcze inaczej, bo przekłada się na przepustowość i fakturowanie.

Najbardziej niewygodna prawda jest taka, że wiele firm kupuje sprzęt pod „co może się przydać”, a nie pod „co faktycznie będziemy robić”. I potem albo płacą za skaner „do archiwizacji na zawsze”, której nigdy nie robią, albo oszczędzają na szybkości tam, gdzie czas ludzi jest największym kosztem.

Jedno pytanie, które naprawdę ma sens

Po całej tej analizie ja zadałbym kupującemu tylko jedno pytanie: Ile czasu tygodniowo ktoś stoi przy tym urządzeniu i czeka?

Nie jaka rozdzielczość. Nie Canon czy HP. Nie różnica w cenie.

Jeśli odpowiedź brzmi „pięć minut”, weź najtańszy model, który spełnia minimum. Jeśli „pięć godzin”, weź najszybszy, na jaki cię stać. Bo w praktyce nie kupujesz skanera. Kupujesz czas ludzi.

I to jest chyba najbardziej przewrotna lekcja z tego rynku: w świecie, który kocha tabelki ze specyfikacją, najbardziej liczy się parametr, którego w specyfikacji zwykle nie ma.