Podstawą do opracowywania dokumentacji projektowych i przetargowych są przepisy, normy czy rozporządzenia, które mają pomóc zamawiającym – udaje się to czasem z większym, a czasem z mniejszym sukcesem.

Jak opracować dokumentację przetargową?

Sporządzenie dokumentacji należy rozpocząć od opisu przedmiotu zamówienia: musi on być jednoznaczny, sporządzony z użyciem ogólnie zrozumiałego słownictwa. W opracowaniu trzeba odwołać się do cech technicznych i jakościowych materiałów, które zamawiający chce zastosować. Dopuszczalne jest wpisanie nazw własnych producentów, jednak są to przypadki rzadsze. 

Kolejny krok to oszacowanie przedmiotu zamówienia – najłatwiej zrobić to na podstawie dobrze przygotowanej dokumentacji projektowej. Przy pracach związanych z realizacjami bezwykopowymi szacunki przedmiotu zamówienia powinny być przeprowadzone nie później niż sześć miesięcy przed rozpoczęciem procedury przetargowej. Warto pamiętać o różnych wymogach, które można i należy postawić wykonawcom. Dzięki odpowiednim zapisom można promować tych bardziej doświadczonych, a zarazem dysponujących szerszym wachlarzem urządzeń – oczywiście wszystko to powinno odbywać się zgodnie z prawem.

Następnym etapem jest określenie warunków udziału w postępowaniu. Ustawa Prawo zamówień publicznych pozwala wyeliminować z postępowania przetargowego wykonawców, którzy nie dają rękojmi należytego wykonania zamówienia.

Ostatnim elementem prac związanych z przygotowaniem dokumentacji przetargowej jest opracowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ). Dla biura projektowego najważniejszym, a jednocześnie najtrudniejszym celem, jest pomóc zamawiającemu w przygotowaniu opisu przedmiotu zamówienia. To na tym etapie zdarzają się najczęściej pomyłki.

Trzy rodzaje błędów, z których mogą zrodzić się poważne problemy:

1. błędy mało istotne spowodowane roztargnieniem (omyłki pisarskie, literówki itp.);
2. błędy wynikające z braku doświadczenia i wiedzy (np. niewłaściwy dobór technologii bądź materiałów – co wiąże się głównie z konsekwencjami finansowymi);
3. błędy spowodowane brakiem wystarczających informacji dotyczących zakresu inwestycji (braki w inwentaryzacji odcinków sieci przeznaczanych do renowacji, braki formalne – uzgodnienia z właścicielami terenu przerzucone na wykonawcę, błędy w ustaleniu końcowej wartości inwestycji).

O ile pierwszy typ jest bardzo łatwy do wyeliminowania, to już drugi trudno naprawić – a konsekwencje z niego wypływające dotyczyć mogą później realizacji całej inwestycji. 

Jakie to są błędy? To na przykład nieprecyzyjne zapisy dotyczące wymagań materiałowych lub dobór technologii utwardzania niemożliwy do zastosowania ze względu na stan techniczny oraz geometrię kanału/przewodu. Brak wymagań dotyczących robót towarzyszących, błędy w obliczeniach, przewymiarowanie lub zbyt mała grubość ścianek rękawów. Często pojawiają się też błędy obliczeniowe lub problemy związane z warunkami gruntowymi, choćby podniesieniem się wód gruntowych. W konsekwencji można być zmuszonym do skorzystania z ograniczonej liczby wykonawców danej technologii lub do zastosowania materiału, który niekoniecznie sprawdzi się przy danej realizacji. Powstać mogą sytuacje związane z przerzuceniem odpowiedzialności na wykonawcę - zdarza się, iż zamawiający pisze minimalne wymagania, dlatego też wykonawca wykonuje pracę na minimalnych parametrach, a efektem jest katastrofa. Problemem bywa zły dobór technologii lub brak określenia alternatywnych metod renowacji w przypadku zmiany stanu technicznego odcinków sieci.

Z trzech najważniejszych metod utwardzania (parą, gorącą wodą, promieniami UV) każda ma swoje ograniczenia i preferencje – podkreślał Szczekarewicz. Zdarza się, że przy takim, a nie innym doborze wykładzin, dana technologia jest niewskazana.

Co ciekawe, często są to błędy spowodowane brakiem wystarczających informacji dotyczących zakresu inwestycji. Główną przyczyną ich powstawania jest zaniedbanie inspekcji. Często zamawiający dysponuje szczątkowymi informacjami dotyczącymi np. stanu technicznego rurociągu. Pomimo dobrych chęci, nie jesteśmy jednak w stanie przewidzieć, co tam się znajduje, a podczas wykonawstwa pojawiają się różne problemy i w konsekwencji – roszczenia wykonawców – wyjaśniał Szczekarewicz.

Jak wyeliminować błędy związane z projektowaniem prac i opracowywaniem SIWZ?

Potrzeba takich spotkań, jakie tu się odbywa – podkreślił Szczekarewicz. I dodał: A także szkoleń i spotkań z wykonawcami oraz producentami technologii. Należałoby wprowadzać podstawy technologii bezwykopowych na studiach kierunkowych. Uważam, że zwiększenie nakładów na prace związane z przygotowaniem dokumentacji projektowych i przetargowych może pomóc wyeliminować błędy i roszczenia. Środki, które są na to przeznaczone, powinny wynosić 2–3% wartości całej inwestycji. W praktyce stanowią one jedynie 0,5%. To dlatego, jako biuro projektowe, nie jesteśmy w stanie wielu rzeczy przewidzieć – tłumaczył.

Przeczytaj także: II Konferencja CIPP Technology Days