Przechowywanie dokumentów to obowiązek, o którym żaden przedsiębiorca nie powinien zapominać. To, na jak długo należy je zachować, zależy od ich rodzaju. Najdłużej nie możemy wyrzucić dokumentacji pracowniczej – zgodnie z aktualnymi przepisami, czas ich obowiązkowego przechowywania wynosi 50 lat.

Jest on krótszy w przypadku dokumentów związanych ze składkami ZUS. Jeśli zostały one wystawione po 1 stycznia 2012, możemy zutylizować je już po 5 latach. Jeżeli zaś są starsze, należy zachować je przez 10 lat. W przypadku dokumentów dotyczących rozliczeń z fiskusem, musimy natomiast być gotowi do okazania ich inspektorowi przez 5 lat po ukończeniu danego roku podatkowego.

Warto pamiętać, że wszystkie papiery powinny być w dobrym stanie, umożliwiającym odczytanie zawartych w nich danych. Nie należy też zapominać o ochronie przed niepowołanym dostępem. Dlatego jeżeli przechowujemy dokumentację w formie papierowej, należy zadbać o stworzenie jak najlepszych warunków. Oto zestawienie trzech rodzajów szaf na firmowe dokumenty.

Drewniana szafka na dokumenty

Najtańsze rozwiązanie to zakup drewnianej szafki na dokumenty. Poza niską ceną, jego atutem jest też duża różnorodność dostępnych na rynku modeli. Przedsiębiorca może więc bez zbędnych problemów wybrać szafkę, która będzie dobrze komponować się z wystrojem biura.

Szafki drewniane nie są jednak pozbawione wad. Najpoważniejsza to z całą pewnością niska trwałość – zwłaszcza, jeśli chodzi o modele wykonane z płyt drewnianych. Mała wytrzymałość wiąże się często z niedostateczną ochroną znajdujących się w środku dokumentów. Nawet, jeśli szafka będzie wyposażona w dobry zamek, intruz może po prostu uszkodzić jej konstrukcję.

Dokumenty firmowe w metalowej szafce

Szafka metalowa jest wprawdzie nieco droższa od drewnianej, jednak jej sforsowanie będzie dla niepowołanych osób dużo cięższe. Jest też bardziej wytrzymała niż jej wykonany z drewna odpowiednik, co ma duże znaczenie, jeśli wiemy, że mebel będzie intensywnie eksploatowany. Większość modeli ma też perforowane ścianki i drzwiczki, co zapewnia odpowiednią wentylację i chroni zawartość przed wilgocią. Warto również mieć na uwadze bardziej formalny wizerunek metalowej szafy na dokumenty zamykanej na klucz niż z plastiku czy z drewna. Więcej szaf na dokumenty można znaleźć na eco-market.pl.

Sejfy na dokumenty firmy

Najdroższa opcja to zakup sejfu. Jest on najcięższy ze wszystkich omówionych mebli. Poza tym jako wadę można odebrać również specyficzny wygląd sejfów, który nie każdemu klientowi będzie odpowiadał. Ten jednak nie musi być problemem, bo sejf można zamaskować poprzez umieszczenie go w szafce – o ile jest ona na tyle wytrzymała, by utrzymać jego wagę.

Te wady rekompensują jednak atuty sejfów. Zapewniają najwyższy stopień ochrony przechowywanych dokumentów – zarówno, jeśli chodzi o dostęp niepowołanych osób, jak i zagrażającą papierowi wilgoć. W warunkach normalnej eksploatacji są też właściwie niezniszczalne – na zakup któregoś z nich warto więc zdecydować się, kiedy szukamy miejsca do przechowywania dokumentacji pracowniczej.