Moduł do wystawiania faktur VAT oraz inne funkcjonalności

Przy dużej ilości wystawianych dokumentów naprawdę liczy się czas. Dawniej działy księgowości musiały zatrudniać wiele osób, aby poradzić sobie z konieczności obsługi setek, a czasem i tysięcy faktur. Na szczęście obecnie jest to dużo prostsze a wiele programów umożliwia intuicyjne wystawianie faktur. Jednak, zanim do tego przystąpisz musisz na początku najpierw odpowiednio skonfigurować swój system.

Zwróć uwagę, czy program, który planujesz wdrożyć ma integrację z danymi pobieranymi z GUS. Wtedy wpisując sam numer NIP klienta system automatycznie uzupełni jego dane. Automatyczne uzupełnianie pola miejscowości oraz pozostałych pól zdecydowanie przyspiesza cały proces. To także duże ułatwienie w weryfikowanie tego, czy klient znajduje się na tzw. białej liście VAT.

W przypadków biznesów sprzedających fizyczne produkty najlepszym wyborem będzie wersja integrująca obie funkcje. Faktura VAT z magazynem przyda się wszędzie tam, gdzie trzeba kontrolować stan przechowywanych towarów. Zintegrowane oprogramowanie automatycznie uzupełni stany magazynowe oraz stworzy niezbędne dokumenty. Moduł może też być połączony z czytnikami kodów kreskowych. Wtedy wprowadzanie poszczególnych pozycji staje się jeszcze łatwiejsze. Dobrze też jeśli jest możliwość generowania różnego typu raportów, które mogą być przydatne dla działu zaopatrzeń oraz kontrolingu.

Automatyczne wstawianie danych kontrahenta — niezbędne udogodnienie, czy standardowy dodatek?

Automatyczne pobieranie danych kontrahentów i obsługa czytników kodów kreskowych to dla wielu firm spore ułatwienie w prowadzeniu działalności. Nie są to jednak jedyne funkcjonalności, którymi warto się zainteresować. Co jeszcze może usprawnić codzienne funkcjonowanie?

• Możliwość sprzedaży prowadzonej zarówno według cen netto, jak i stawek brutto, czyli tak jak z kasy fiskalnej.
• Automatyczna weryfikacja dokumentów po ich wystawieniu.
• Moduł pozwalający na indywidualne skonfigurowanie bazy towarów oraz dodanie do nich cennika.
• Zdefiniowanie własnych sposobów płatności, kont bankowych itp.
• Określenie grup klientów, towarów oraz innych indywidualnych parametrów.
• Wprowadzenie rabatów łącznie z możliwością przypisania ich określonemu klientowi.

Funkcjonalności to jedno. Jednak dopiero gdy połączysz dokumenty magazynowe i księgowe z raportowaniem, to odczujesz różnicę w prowadzeniu Twojego biznesu. Możliwość wykonywania dowolnych analiz, wyciągania z nich wniosków i przede wszystkim szybkiego reagowania jest czymś, w co zdecydowanie warto zainwestować. Z uwagi na zachowanie płynności finansowej przydaje się również automatyczna kontrola płatności. Masz wtedy pewność, że nikt nie zalega Ci z opłatami, a jeśli tak się stanie, to masz możliwość odpowiednio szybkiego reagowania.

Obsługa czytników kodów kreskowych w programach do fakturowania

Dobrze, jeśli przedsiębiorcy, którzy korzystają z modułu magazynowego, mogą również korzystać z czytników kodów kreskowych. Wtedy zarówno wprowadzanie towarów na magazyn, jak i ich późniejsza sprzedaż stają się dużo łatwiejsze. Do najpotrzebniejszych funkcjonalności połączonych z tym modułem należy z pewnością możliwość wyszukiwania produktów przy pomocy kodu EAN lub indywidualnie nadanego kodu produktu. Wystarczy wpisać wtedy sam ciąg znaków zawarty we wprowadzonej nazwie lub zeskanować kod kreskowy umieszczony na towarze.

W przypadku prowadzenia sprzedaży wysyłkowej przydaje się także projektowanie etykiet logistycznych. Wtedy można przyspieszyć proces przygotowania i nadawania paczek, a tym samym poprawić poziom satysfakcji klientów. Jeśli sprzedaż prowadzona jest zarówno przez własny sklep, jak i popularne serwisy aukcyjne warto, aby była możliwość zintegrowania się w tymi platformami. W tym przypadku warto pomyśleć również o udostępnieniu popularnych form płatności elektronicznej takich, PayU oraz Przelwy24. Poza tym będziesz miał dodatkowo możliwość skorzystania z takich funkcji bankowych, jak import transakcji (automatycznie rozlicza płatności), eksport paczek przelewów (generuje w banku gotowe przelewy do opłacenia).

Wybór właściwego oprogramowania Twojej firmy to zarówno ułatwienie wystawiania faktur i kontroli nad magazynem, jak i usprawnienie wielu innych codziennych zadań. Warto zatem pomyśleć o możliwości maksymalnego zautomatyzowania procesów i szukać rozwiązań, które to umożliwią. Wpłynie to na optymalizację kosztów prowadzenia działalności.