Zacznij od przypomnienia klientowi o płatności

Zanim przejdziesz do bardziej „radykalnych” działań, podejdź do sprawy nieuregulowanej płatności „po ludzku”. Być może klient rzeczywiście zapomniał o opłaceniu faktury albo wysłał pieniądze na złe konto? Czasami zdarza się, że problem załatwia jeden telefon, SMS czy mail z prośbą o zapłatę. Warto spróbować.

Wyślij wezwanie do zapłaty

Twoje ponaglenia nie przynoszą żadnego rezultatu? Jeśli tak, czas wysłać przedsądowe wezwanie do zapłaty. Taki dokument powinien być już napisany formalnie – może stanowić dowód w sprawie, jeśli ostatecznie trafi ona do sądu.

Wezwanie powinno zawierać:

  • dane Twoje i klienta;
  • dane faktury, która nie została zapłacona;
  • kwotę do zapłaty (wraz z ewentualnymi odsetkami za zwłokę) i termin, w którym powinna zostać uregulowana;
  • numer konta, na które dłużnik ma przelać należność;
  • informacje o konsekwencjach nieopłacenia faktury – należy jasno wskazać, że jeśli kwota nie zostanie uregulowana do danego dnia, sprawa zostanie skierowana na drogę sądową. Warto też uwzględnić ostrzeżenie, że w przypadku braku spłaty wpiszesz dłużnika do BIG (podając jego dokładne dane); to konieczność, jeżeli masz taki zamiar.

Uwaga! Przedsądowe wezwanie do zapłaty koniecznie wyślij listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Dzięki temu będziesz mieć dowód, że informacja została doręczona klientowi.

Ostrzeż o wpisie do publicznego rejestru dłużników

Twój dłużnik zalega z opłatą faktury na co najmniej 200 zł, jeśli jest osobą fizyczną, lub 500 zł, gdy chodzi o firmę? W takim przypadku masz podstawy do tego, aby umieścić informacje o nim w BIG. Taki publiczny rejestr dłużników to baza danych, w której umieszcza się osoby zalegające z płatnościami. To ważne, ponieważ informacji z tzw. BIG-ów korzystają m.in.:

  • banki i inne instytucje finansowe, podczas weryfikacji zdolności kredytowych potencjalnych klientów;
  • korporacje takie jak np. firmy telekomunikacyjne, które sprawdzają klientów przed podpisaniem umowy abonamentowej;
  • przedsiębiorcy, którzy chcą zweryfikować kontrahentów
  • konsumenci, którzy sprawdzają m.in. biura podróży czy firmy, z którymi chcą współpracować.

Dlatego osoba czy firma, która widnieje w BIG, może mieć spore problemy w zawieraniu różnorodnych transakcji. Warto zatem upewnić się, że informacje o niej tam trafią.

Może się to stać, gdy:

  • spełnione zostaną wymagania co do wysokości długu opisane powyżej;
  • termin zapłaty upłynął co najmniej 30 dni wcześniej;
  • dłużnik został poinformowany o zamiarze zgłoszenia go do BIG z minimum miesięcznym wyprzedzeniem w specjalnym wezwaniu do zapłaty spełniającym wymagania ustawy o BIG.

Dlatego najlepiej wysłać informacje o zamiarze umieszczenia wpisu w BIG wraz z przedsądowym wezwaniem do zapłaty. Dzięki temu skrócisz czas do momentu, w którym będziesz mógł umieścić informację w publicznym rejestrze dłużników.

Pomyśl o windykacji polubownej

Jeżeli klient nadal nie płaci, możesz rozważyć skorzystanie z usług kancelarii lub firm windykacyjnych. Ich przedstawiciele w Twoim imieniu podejmą próby skontaktowania się z dłużnikiem i zawarcia ugody.

Dobrze też – niezależnie od tego, czy sprawa zostanie rozwiązana polubownie, czy sądownie – spełnić ostrzeżenie, a zatem wpisać dłużnika do BIG. To może być impuls, który zmotywuje go do spłaty.

Wnieś sprawę do sądu

Jeżeli wszystkie inne środki zawiodą, nie pozostaje Ci nic innego, jak wniesienie sprawy do sądu. Masz do wyboru dwie opcje. Są to:

  • wniesienie pozwu w trybie postępowania nakazowego;
  • wniesienie pozwu do e-Sądu w trybie elektronicznego postępowania upominawczego.

W obu przypadkach efektem będzie wydanie przez sąd nakazu zapłaty opatrzonego klauzulą wykonalności, czyli tzw. tytułu wykonawczego. Z tym dokumentem możesz się udać do komornika i zlecić mu egzekucję należnej kwoty od klienta.

Czy można się zabezpieczyć przed nierzetelnymi klientami?

Niezapłacone faktury stają się coraz poważniejszym problemem. Pojawia się więc pytanie, czy da się przed nim zabezpieczyć. Można to zrobić na kilka sposobów. Przykładowo masz możliwość:

  • skorzystania z usług faktoringu pełnego, a zatem „sprzedaży faktur” przed terminem płatności;
  • wcześniejszego zweryfikowania kontrahenta (przy współpracy B2B) – np. poprzez pobranie o nim raportu z BIG InfoMonitor, który będzie zawierać informacje o ewentualnych długach lub innych sygnałach wskazujących na nierzetelność;
  • zastosowania windykacji prewencyjnej – np. monitorowania płatności czy opatrzenia faktur pieczęcią prewencyjną znanej instytucji.

Zastanów się, które spośród powyższych rozwiązań najlepiej sprawdzą się w Twojej działalności. Skorzystaj z nich, aby zmniejszyć ryzyko utraty płynności finansowej.