Korzyści z przekształcenia biura w środowisko bez papieru

Proces ten przynosi wiele korzyści, np.: redukuje koszty operacyjne, poprawia efektywność pracy oraz automatyzację procesów biznesowych, wspiera ochronę środowiska przez zmniejszenie zużycia papieru i odpadów, zwiększa bezpieczeństwo danych i ułatwia ich zgodność z regulacjami prawnymi, co zapewnia lepszą kontrolę nad przepływem informacji w organizacji. Takie działania warto podjąć w każdym przedsiębiorstwie, niezależnie od branży.

Digitalizacja dokumentów papierowych

To proces zamiany fizycznych dokumentów na ich elektroniczne odpowiedniki, nie tylko przez skanowanie, ale także przez bezpośrednie tworzenie i zarządzanie dokumentami w formie elektronicznej.

W praktyce oznacza to, że dokumenty, np.: faktury, umowy czy raporty mogą być generowane, wypełniane i podpisywane cyfrowo przy użyciu odpowiednich narzędzi do zarządzania dokumentami, jak np.: V-desk od Primesoft, który umożliwia elektroniczną obsługę obiegu dokumentów i zadań, bez potrzeby drukowania, integrując je bezpośrednio z systemem zarządzania procesami w firmie.

Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów

Pierwszym etapem jest zrozumienie wymagań i potrzeb firmy w zakresie zarządzania dokumentami. W tym celu przeprowadza się szczegółową analizę obecnych procesów i identyfikuje obszary wymagające usprawnienia. Na podstawie analizy wybiera się narzędzie do zarządzania dokumentami.

Przed rozpoczęciem wdrożenia, przeprowadza się migrację danych z fizycznych dokumentów do systemu elektronicznego. Następnie, konfiguruje się system, zgodnie z wymaganiami firmy.

Ostatnim etapem jest przeszkolenie pracowników z obsługi nowego systemu oraz bieżące monitorowanie jego działania.

Automatyzacja procesów biznesowych

Zaczyna się od analizy istniejących procedur w firmie, co pozwala na uzyskanie wiedzy, które z nich mogą być zautomatyzowane. Następnie opracowuje się plan automatyzacji, definiując cele i wybierając odpowiednie narzędzia oraz technologie.

Po wyborze narzędzi do automatyzacji, konieczna jest ich konfiguracja zgodnie z wymaganiami procesów biznesowych. Kolejnym krokiem jest implementacja, obejmująca instalację oprogramowania, integrację z istniejącymi systemami i konfigurację automatycznych przepływów pracy.

Po wdrożeniu, konieczne jest szkolenie pracowników, testowanie i optymalizowanie systemów. Ważne jest ciągłe monitorowanie i wsparcie techniczne, które pozwoli utrzymać efektywność i niezawodność automatyzacji.

Zastosowanie podpisu elektronicznego

Podpis elektroniczny służy do autoryzacji dokumentów cyfrowych, zapewniając ich autentyczność i integralność. Jest istotnym elementem w biurze bez papieru, bo umożliwia bezpieczne i prawnie wiążące podpisywanie dokumentów, eliminując potrzebę fizycznych kopii i przyspieszając procesy biznesowe.

Branża przemysłowa a EOD

Jednym z doskonałych przykładów wdrożenia systemu V-desk Primesoft w branży przemysłowej, jest realizacja w Lhoist Bukowa Sp. z o.o., będącej ekspertem w dziedzinie produkcji wapna i wyrobów wapienniczych, skierowanych do odbiorców z wielu dziedzin gospodarki. Wprowadzenie V-desk pomogło firmie zautomatyzować i usprawnić procesy m.in. zgłoszeń i rejestracji, a także zmniejszyło koszty, związane z papierowymi dokumentami. Dodatkową korzyścią z użytkowania V-desk w Lhoist Bukowa Sp. z o.o., jest pełny nadzór nad przebiegiem pracy oraz porządek i dyscyplina organizacyjna.

Biuro bez papieru to szereg korzyści dla firm, które coraz chętniej decydują się na tę transformację. Już wkrótce stanie się to konieczną praktyką, ze względu na obowiązki prawne takie, jak KSeF, e-Doręczenia czy DORA dla instytucji finansowych.