Przyczyny i skutki bałaganu w dokumentach

Bałagan może mieć wiele przyczyn i bardzo niebezpieczne skutki. Przede wszystkim wynika on ze złych metod planowania oraz nadzoru realizacji danej budowy. Ponadto łączy się też z wszelkimi trudnościami w kierowaniu pracą zespołów. Niebezpiecznym skutkiem chaosu jest bardzo wolny przepływ informacji między działami. Oprócz tego bałagan wiąże się z niską skutecznością kierowniczych działań i ogromną ich pracochłonnością. Może to wszystko doprowadzić do klęski inwestycji.

Dlaczego efektywny obieg dokumentów jest tak ważny?

Efektywny obieg dokumentów w budowlanej firmie znacznie ułatwia nadzorowanie procesów inwestycyjnych od samego początku ich realizacji aż do końca. Znacznie obniża to koszty realizacji wszelkich projektów, a oprócz tego przyczynia się do kontroli budżetu. Dzięki temu działalność jest uporządkowana i zgodna z prawem. Ewidencja różnych zadań sprawia, że zarządzający mogą mieć dostęp do wszelkich informacji związanych z postępem prac. Można śledzić m.in. to, czy zadania realizowane są planowo i zgodnie z zaplanowanymi kosztami. Istnieje także możliwość podziału dokumentacji na finansową, kontraktową, personalną, powykonawczą, budowy itp.

Obowiązki osób, które mają udział w obiegu

Takie osoby muszę przede wszystkim przestrzegać wszelkich procedur i reguł, które zostały ustalone w firmie. Ponadto są oni zobowiązani do szczegółowej rejestracji wszystkich dokumentów, które wpływają i wypływają z danego działu. Odpowiadają oni także za ochronę danych osobowych i poufnych. Muszą także uzyskać upoważnienie do kontaktu z konkretną dokumentacyjną kategorią. Ich zadaniem jest też właściwe zabezpieczenie całego archiwum. Osoby te muszą być bardzo odpowiedzialne, a oprócz tego muszą wiedzieć, jakie konsekwencje grożą im za zaniedbanie obowiązków. Znacznie motywuje to do wspólnego działania oraz większego skupienia. Warto również podzielić dokumenty na te przychodzące, wychodzące, wewnętrzne, faktury itp. Później każda kategoria dokumentów jest przekazywana właściwym działom.

Dokumentacja firmy budowlanej jest bardzo rozbudowana, toteż wymaga szczególnej uwagi, ostrożności, odpowiedzialności, dobrego zorganizowania. Warto zatem pomyśleć o usprawnieniu procesów jej obiegu, aby uniknąć różnych nieprzyjemności.
Zapoznaj się z systemem PrimeSoft do zarządzania dokumentów!