Niewątpliwie jednymi z najbardziej odważnych propozycji w zakresie zmian krajowego systemu zamówień publicznych są: obowiązkowa analiza potrzeb zamawiającego wykonana przed wszczęciem postępowania, spotkanie z wykonawcami po wyborze oferty najkorzystniejszej (nowocześniejsza forma dawnego protestu) oraz raport z ewaluacji umowy.

Zorganizowany przez UZP oraz MPiT w sobotę, 16 lutego br. hackathon uwidocznił, iż zamawiający, którzy stanowili przytłaczającą większość zaproszonych na to spotkanie, nie chcą przyjąć nowych obowiązków, które w zamyśle autorów miały podnieść jakość prowadzonych procedur, ich przejrzystość, oraz samokształcenie i rozwój pracowników zamawiającego.

Analiza potrzeb zamawiającego

Jak zauważono w koncepcji nowego Pzp, jedną z czynności mających na celu prawidłowe przygotowanie postępowania powinna być analiza poprzedzająca wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. W koncepcji wielokrotnie podkreślano, także i przy tym rozwiązaniu, iż zamawiający, zgodnie z art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, zapewnia, żeby wydatki publiczne były dokonywane w sposób celowy, z zachowaniem zasad: uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów; w sposób umożliwiający terminową realizację zadań; w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

W ślad za powyższym projekt nowego Pzp przewiduje:

Art. 92. 1. Zamawiający, przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia sporządza analizę potrzeb i wymagań.
2. Analiza, o której mowa w ust. 1, zawiera:
1) badanie możliwości zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb w wykorzystaniem zasobów własnych;
2) rozeznanie rynku, w aspekcie:
a) alternatywnych środków zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb, w tym z wykorzystaniem umowy koncesji na roboty budowlane lub usługi,
b) możliwych wariantów realizacji zamówienia albo wskazuje, że jest wyłącznie jedna możliwość wykonania zamówienia.
3. Analiza zawiera również:
1) orientacyjną wartość zamówienia dla każdego ze wskazanych wariantów, o których mowa w ust. 2 pkt. 2 lit. b;
2) możliwość podziału zamówienia na części;
3) przewidywany tryb udzielenia zamówienia;
4) możliwość uwzględnienia aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych zamówienia;
5) ryzyka związane z udzieleniem zamówienia.
Art. 93. 1. Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, w szczególności w ramach prowadzonych wstępnych konsultacji rynkowych, o których mowa w art. 94, lub po zamieszczeniu wstępnego ogłoszenia informacyjnego, o którym mowa w art. 101, zamawiający może zorganizować spotkanie informacyjne z wykonawcami, którego przedmiotem będzie przedstawienie planów zamawiającego oraz oczekiwań dotyczących jednego zamówienia lub zamówień planowanych w terminie następnych 12 miesięcy.
2. Zamawiający zamieszcza informację o organizowanym spotkaniu z wykonawcami oraz o jego przedmiocie na stronie internetowej, z odpowiednim wyprzedzeniem, umożliwiającym udział wszystkich zainteresowanych wykonawców.


Powyższe jest jeszcze tym bardziej uzasadnione, że zamawiający mają wciąż opory przed organizacją spotkania informacyjnego z wykonawcami na etapie przygotowania postępowania, np. dotyczącego planów i podstawowej charakterystyki zamówienia. Podobnie rzecz się ma w przypadku spotkania z przedstawicielami rynku już po upublicznieniu wstępnego ogłoszenia informacyjnego.

Nie ulega żadnej wątpliwości, iż wprowadzone narzędzie pozwoli na realizację zasad wyrażonych w art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, co jest niezmiernie ważne w szczególności w zamówienia o dużych wartościach.

Spotkanie z oferentami

Jak dostrzeżono w koncepcji nowego Pzp, zamawiający powinien również zorganizować spotkanie na etapie postępowania, gdy możliwe jest składanie odwołań. Co więcej, takie spotkanie powinno być rejestrowane, aby wyeliminować ryzyko niezasadnych interpretacji wyjaśnień zamawiającego. Zamawiający miałby wówczas obowiązek zaproszenia wszystkich wykonawców, tak by zapewnić równość i konkurencyjność w postępowaniu. Spotkanie na tym etapie mogłoby powodować zmniejszenie liczby odwołań.

W konsekwencji powyższego, projekt nowego Pzp przewiduje:

Art. 279. 1. Zamawiający, na wniosek wykonawcy, którego oferta nie została wybrana, zgłoszony nie później niż w terminie 3 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, organizuje spotkanie zapraszając do jego udziału wybranego wykonawcę, o ile został wybrany, oraz wykonawców, których oferty nie zostały wybrane albo zostały odrzucone.
2. Spotkanie odbywa się przed dniem zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
3. Zamawiający zaprasza na spotkanie wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
4. Spotkanie, o którym mowa w ust. 1, jest utrwalane za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo dźwięk i obraz.


Propozycja ta słusznie zmierza do zapewnienia lepszej współpracy stron postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz przygotowanie się do postępowań w przyszłości.

Raport z ewaluacji umowy

Koncepcja przewiduje również konieczność przeprowadzenia przez zamawiającego w największych zamówieniach ewaluacji realizacji umowy. Ma to zwiększyć efektywność wydatkowania środków publicznych. Dzięki przeanalizowaniu treści umowy oraz sposobu jej realizacji zamawiający może wdrożyć zmiany mające na celu poprawę procesu zakupowego w odniesieniu do zamówień podobnego typu w przyszłości. Obecnie w wielu przypadkach zamawiający, mimo pojawienia się problemów na etapie realizacji umowy, wykorzystują nadal te same specyfikacje, mechanizmy czy nawyki, które w kolejnych zamówieniach mogą sprawiać podobne trudności w należytej realizacji zamówień. Dlatego też zaproponowano wprowadzenie obowiązku przygotowania raportu z realizacji zamówienia, w którym zamawiający dokonywałby ewaluacji realizacji umowy – w określonych w ustawie przypadkach:

Art. 475. 1. Zamawiający sporządza raport z realizacji zamówienia, w którym dokonuje oceny tej realizacji, w przypadku gdy:
1) na realizację zamówienia wydatkowano kwotę wyższą co najmniej o 5% od pierwotnej wartości ceny ofertowej;
2) na wykonawcę zostały nałożone kary umowne w wysokości co najmniej 10 % wartości ceny;
3) wystąpiły znaczące opóźnienia w realizacji umowy;
4) zamawiający lub wykonawca odstąpił od umowy.
2. Zamawiający może sporządzić raport w przypadkach innych niż określone w ust. 1.
3. Raport zawiera:
1) wskazanie kwoty, którą wydatkowano na realizację zamówienia, oraz porównanie jej z kwotą wynikającą z szacowania wartości zamówienia oraz ceną całkowitą, podaną w ofercie albo maksymalną wartością nominalną zobowiązania zamawiającego wynikającą z umowy, jeżeli w ofercie podano cenę jednostkową lub ceny jednostkowe;
2) wskazanie okoliczności, o których mowa w ust. 1;
3) ocenę sposobu wykonania zamówienia, w tym jakości jego wykonania;
4) wnioski co do ewentualnej zmiany sposobu realizacji przyszłych zamówień publicznych lub określenia przedmiotu zamówienia, z uwzględnieniem celowości, gospodarności i efektywności wydatkowania środków publicznych.
4. Zamawiający sporządza raport w terminie miesiąca od dnia:
1) sporządzenia protokołu odbioru, w przypadku jej wykonania;
2) jej rozwiązania w wyniku złożenia oświadczenia o jej wypowiedzeniu albo odstąpieniu od niej.


Oczywiście, nic nie stoi na przeszkodzie, aby niezależnie od powyższego zamawiający sporządził raport z realizacji zamówienia w przypadku każdego zamówienia objętego stosowaniem przepisów ustawy Pzp. Niewątpliwie, oprócz waloru praktycznego, raport z ewaluacji umowy wnioski na przyszłość, co do zmiany sposobu/przedmiotu realizacji zamówienia z punktu widzenia celowości, gospodarności i efektywności wydatkowania środków publicznych, w tym dotyczące wprowadzenia niezbędnych zmian w dokumentacjach przyszłych postępowań.

Przeczytaj także: Rewolucyjne zmiany w GDDKiA? Inwestor skraca czas trwania przetargów