Księgowość w Polsce a KSEF

Co więcej, zgodnie ze statystykami, aż 35% przedsiębiorstw polskich prowadzi tylko faktury papierowe. Natomiast jedynie 17% wystawia faktury elektroniczne. Dlatego zmiana dotycząca krajowego systemu e-faktur budzi duże obawy zwłaszcza ze strony przedsiębiorstw. Wiele firm uważa również, że zastosowanie nowych procedur oraz narzędzi może być dla nich trudnym zadaniem. Natomiast najniższy stopień digitalizacji w przypadku faktur wykazały podmioty, które działają w branży budowlanej. Zaś w grupie mikroprzedsiębiorstw tylko 32% korzystają wyłącznie z drukowanych faktur.

KSEF – podstawowe informacje

Podstawę prawną do wprowadzenia krajowego systemu e-faktur stanowi ustawa z 29 października 2021 roku. Nadal jednak trwają prace nad docelowym kształtem tejże ustawy. Przykładem dla wprowadzenia standaryzacji faktur były inne państwa, które od dawna Korzystając z tego typu rozwiązania. Faktura ustrukturyzowana będzie zatem funkcjonowała jako jedna z możliwych form na dokumentowanie transakcji, obok papierowych faktur.

Docelowo jednak KSEF ma być najbardziej zaawansowanym technologicznie narzędziem do wymiany zdarzeń gospodarczych na terenie Polski i Europy. Faktura ustrukturyzowana wystawiana jest oraz otrzymywana przy użyciu krajowego systemu e-faktur. Faktury te wystawiane są zgodnie ze wzorcem oraz w oparciu o logiczną strukturę, jaką przedstawił o Ministerstwo Finansów. Co więcej dostęp do faktur mają wszystkie osoby fizyczne oraz podmioty, które posiadają uprawnienia do ich wystawiania. Dlatego z krajowego systemu e-faktur korzystać mogą między innymi podatnicy, osoby fizyczne wskazane przez podmioty w artykule 106c. Istotne jest jednak, że korzystanie z krajowego systemu e-faktur zobowiązuje do uwierzytelnienia podpisem kwalifikowanym, elektronicznym, pieczęć o elektroniczną lub podpisem zaufanym. Jest to niezwykle ważne dla zachowania poufności danych oraz bezpieczeństwa informacji firmowych. Na stronie https://www.saldeosmart.pl/ odnaleźć można szereg informacji na temat funkcjonowania krajowego systemu e-faktur.

Kto powinien korzystać z KSEF

Z systemu KSEF korzystać mogą podatnicy, podmioty wskazywane przez podatników, podmioty, które wskazuje ustawa w artykule 106c, zatem wszystkie podmioty gospodarcze prowadzące działalność gospodarczą oraz uprawniony do wystawiania faktur. Warto pamiętać, że zastosowanie procesów biznesowych oraz podatkowych do funkcjonujących wymagań krajowego systemu e-faktur jest długotrwałym oraz czasochłonnym procesem. Wymaga kompleksowego podejścia, a także wprowadzenia nowych rozwiązań. System poza wystawianiem, otrzymywanie oraz przesyłaniem faktur ustrukturyzowanych daje także szanse na ich przechowywanie, a także oznaczanie stosownymi numerami identyfikacyjnymi. Numery te przydzielane są przez system oraz weryfikowane co do zgodności z wzorem faktury. System umożliwia również kontroler danych z faktur ustrukturyzowanych, wysyłając odpowiednie komunikaty dotyczące ich wystawienia. Na tego w sytuacji, kiedy faktura Zostanie wystawiona niepoprawnie system automatycznie ją odrzuci w celu poprawy niezgodności.

Dzięki wprowadzeniu jednolitego systemu możliwe będzie uszczelnienie podatku VAT, a tym samym zwiększenie dochodów do budżetu państwa. Dzięki temu przepływ danych z faktury będzie sprawniejszy, a także własnymi będzie można go kontrolować. Natomiast przedsiębiorstwa będą miały nieustanny dostęp do historii wystawionych faktur.

Przyszłość KSEF w Polsce

Obecnie bardzo wiele przedsiębiorstw korzysta z OCR, czyli tak zwanych systemów odczytujących dane z faktury. Niestety nawet najlepsze tego typu systemy są omylne oraz wymagają dodatkowego sprawdzania numerów, dat, danych kontrahenta oraz księgowanych wartości. Dlatego pomimo, że mogą przyspieszać proces księgowania to wciąż nie są doskonałe. Natomiast wprowadzając Krajowy System e-faktur można zwiększyć efektywność wystawianie tychże dokumentów, a także pominąć wiele błędów technicznych. Wówczas zwiększają się możliwości co do odczytywania danych z faktury, a jednocześnie minimalizuje się ilość błędów. Usprawnia to za ten proces rozliczenia księgowości.