Elastyczne podejście

Jak przyznaje Małgorzata Słota ze spółki Aquanet, w strukturach funkcjonalnych osadzenie modelu procesowego jest niemożliwe. Firma decydująca się na takie wdrożenie musi mieć świadomość, że struktura organizacyjna wyraźnie się zmieni i trzeba być w tym zakresie elastycznym. Sporą zmianą jest choćby pojawienie się nowej funkcji – kierownika procesu. To osoba, która wdraża usprawnienia i jest odpowiedzialna za bieżące monitorowanie mierników.

W naszej spółce sprawdziła się forma zapisu BPM. Polega ona na tym, że od lewej do prawej strony pokazujemy, jak przebiegają czynności w poszczególnych komórkach organizacyjnych. Na tym etapie, analizując przepływ procesu, jesteśmy w stanie zobaczyć, gdzie kryją się czynności. Gdyby dwie komórki wykonywały tę samą czynność, widzielibyśmy to na diagramie. To też pokazuje, gdzie są granice odpowiedzialności - w spółce czy danej komórce – wyjaśnia Słota.

Najsłabsze ogniwa

Jak wynika z doświadczeń spółki, która proces wdrażania zarządzania procesami rozpoczęła w 2016 r., dwoma najsłabszymi ogniwami modelu są pracownicy i infrastruktura informatyczna. W pierwszym przypadku chodzi o opór, z jakim spotykają się wśród podwładnych zmiany. Jest on w pewnym sensie naturalny, bo konieczne są przeobrażenia ról, jakie do tej pory odgrywali w projektach, a nawet zmiana kompetencji, ale problem rozwiązują szkolenia i odpowiedni system motywacyjny.

Większą trudnością okazuje się brak zasobów finansowych na zakup odpowiedniego programu komputerowego. Jest on konieczny z punktu widzenia prowadzenia analiz, symulacji, a ostatecznie automatyzacji całego procesu. Według Słoty to najczęstsza przyczyna rezygnacji kierownictwa spółki wodociągowej z zarządzania procesowego.

Dobre praktyki

Pytana o sprawdzone rozwiązania i skuteczne rozwiązania, przedstawicielka Aquanetu zwraca uwagę na m.in. elastyczność struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa.

Po pierwsze, powinna zostać stworzona komórka do spraw zarządzania procesami. Może to być jedna osoba, może to być być zespół, ale taki, który ma kompetencje, by utrzymywać standardy zarządzania procesami. Po drugie, zaangażowanie kierownictwa. Właściciel procesów musi mieć ich dużą świadomość, to nie może być przypadkowa osoba. Po trzecie, zmiany nigdy nie mogą przebiegać drastycznie. To muszą być stopniowo przeprowadzane etapy.

Marek Borkowski, wizeprezes spółki Aquanet, zaznacza, że proponowany model nie jest preferencyjny dla przedsiębiorstw wodociągowych, ale w ich własnych strukturach wyraźnie się sprawdza.

Aktualnie jesteśmy na ukończeniu optymalizacji procesów, które zidentyfikowaliśmy. Ich zwizualizowanie jest bardzo interesujące. Osobiście polecam tworzenie struktury w firmie, która się tym zajmie indywidualnie, i rozpoczęcie krok po kroku identyfikowania u siebie tych procesów. Myślę, że [nasz przykład – przyp. red.] zidentyfikuje kierunek, w którym wodociągi powinny iść. Na tym etapie możemy oprzeć się na tych podstawach, które zostały u nas opracowane. Ale warto pamiętać, że cele, które sobie wyznaczamy, będą ulegać transformacjom. Zmienia się nam otoczenie, więc cele dzisiaj aktualne za rok mogą być dla nas, wodociągowców, nieaktualne.

Zarządzanie procesowe to model zarządzania polegający na kompleksowych i usystematyzowanych działaniach w zakresie planowania, realizacji i monitorowania wyników procesu odbywającego się w przedsiębiorstwie. Ma to na celu podniesienie efektywności działań i usprawnienie komunikacji w firmie dzięki zarządzaniu nie pojedynczymi zadaniami, za które odpowiedzialne są dane osoby, a całymi procesami, w których udział biorą całe i współpracujące ze sobą komórki organizacyjne. Na każdym etapie zarządzania procesami przebieg i wyniki działań są monitorowane i analizowane, by na bieżąco korygować nieprawidłowości.

Aquanet SA to wiodąca spółka wodociągowo-kanalizacyjna w Polsce i największa firma zajmująca się poborem, uzdatnianiem i dostarczaniem wody oraz odbiorem i oczyszczaniem ścieków w Wielkopolsce. Działa na terenie Poznania i okolicznych gmin.

Cytowane wypowiedzi pochodzą z wystąpienia przedstawicieli spółki Aquanet pn. „Benchmarking jako narzędzie wspomagające – funkcjonowanie przedsiębiorstwa” podczas trwającej właśnie w Kocierzu 14. Zachodniej Konferencji Przedsiębiorstw Wodociągów i Kanalizacji. Patronem medialnym wydarzenia jest portal inzynieria.com oraz kwartalnik „Inżynieria Bezwykopowa”.

XIV Zachodnia Konferencja Przedsiębiorstw Wodociągowych i Kanalizacyjnych